¿Qué son los pagos automatizados?
Son pagos programados y ejecutados por un sistema, sin necesidad de ingresar a una plataforma bancaria cada vez. Permiten establecer reglas para que ciertas transferencias se generen automáticamente, según fechas, montos o condiciones específicas.
Por ejemplo: pagos de nómina cada fin de mes, abonos a proveedores frecuentes o transferencias por suscripciones.
En conjunto, automatizar transferencias bancarias permiten liberar al equipo de tareas repetitivas y escalar el control sin sumar complejidad al proceso.
¿Cómo funcionan las autorizaciones de pago?
Paso 1: integración con bancos y sistemas internos
Una buena plataforma de pagos se conecta directamente con tus cuentas bancarias. También puede integrarse con tu ERP o software de contabilidad.
Con el software de tesorería de Shinkansen, por ejemplo, te conectas a múltiples cuentas bancarias desde una sola integración, eliminando la carga manual y las planillas intermedias. Además, puedes sincronizar tu ERP o sistema contable para que los datos fluyan sin fricciones.
Paso 2: carga de pagos y reglas de automatización
Puedes cargar órdenes de pago desde tus sistemas o crearlas directamente en la plataforma. Luego, defines reglas: fecha de ejecución, condiciones, recurrencia o montos máximos.
La API de Shinkansen permite programar pagos de nómina, proveedores fijos u órdenes recurrentes, asegurando su ejecución sin intervención.
Paso 3: configuración de roles y permisos
Antes de aprobar operaciones de pagos, necesitas tener claro quién puede ver, crear, aprobar o ejecutar dentro del sistema. Cada equipo funciona distinto, por lo tanto es muy importante definir roles según responsabilidades, límites de monto o áreas de negocio.
Con Shinkansen, puedes configurar estos permisos de forma flexible y trazable, asignando aprobaciones dobles, flujos por jerarquía o reglas específicas por tipo de pago. Así, mantienes el control sin frenar la operación.
Paso 4: flujos de aprobación
Cada pago puede pasar por validaciones internas antes de ejecutarse. Aquí entran en juego las autorizaciones de pago, un mecanismo que asegura que el dinero no se mueva sin la revisión y validación de las personas responsables.
Paso 5: ejecución y trazabilidad
Una vez autorizado, el pago se ejecuta en la fecha programada. En el caso de Shinkansen, la plataforma registra todo: quién creó la orden, quién aprobó y cuándo se hizo. Así, la trazabilidad queda garantizada.
¿Y qué ganas al automatizar?
Ahorro de tiempo y reducción de carga operativa. El equipo financiero ya no necesita ingresar manualmente a los bancos ni preparar planillas. Eso libera horas valiosas cada semana.
Mayor seguridad y control interno. Las reglas, validaciones y flujos de aprobación permiten reducir riesgos. Además, se eliminan errores frecuentes como duplicaciones, montos incorrectos o datos mal ingresados.
Trazabilidad total para auditorías. ¿Quién aprobó ese pago de $12 millones? El sistema lo dice. Con fecha, hora y documento de respaldo.
Reducción de errores y fraudes. Pagos a cuentas nuevas, montos inusuales, RUT que no coinciden: todo es identificado antes de ejecutar. Así, el sistema también es tu primer guardia de seguridad.
Visibilidad en tiempo real sobre el flujo de caja. Saber cuánto dinero salió, cuánto está por salir y en qué fecha exacta. Automatizar pagos no solo es ejecutar: también es anticiparse.
¿Listo para dejar los pagos manuales atrás con Shinkansen?
sistema que piense por ti.
En Shinkansen con nuestro software de tesorería conectamos tus bancos y sistemas contables, automatizamos transferencias con reglas claras, configuramos flujos de aprobación adaptados a tu operación y validamos cada dato antes de ejecutar. Todo queda registrado, con trazabilidad completa. Incluso conciliamos, porque automatizar no sirve si después nada cuadra.
Si quieres ver cómo mejorar tu sistema actual, conversa con nuestro equipo. Te ayudamos a implementar una solución hecha para tu empresa.